Für jede Mitarbeiterin / jeden Mitarbeiter im öffentlichen Dienst ist eine Personalakte zu führen.

Zur Personalakte gehören grundsätzlich alle Unterlagen, die die Beamtin / Arbeitnehmerin oder den Beamten / Arbeitnehmer betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Dazu gehören vor allem:

  • Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Lichtbild, Personalbogen
  • Personenstandsurkunden, Staatsangehörigkeitsnachweise
  • Nachweise über Vor-, Aus-, Fort- und Weiterbildung, Prüfungszeugnisse, Befähigungsnachweise
  • Führungszeugnisse, Auskünfte aus dem Bundeszentralregister
  • Gesundheitszeugnisse, ärztliche Stellungnahmen zur gesundheitlichen Eignung
  • Untersuchungsbefunde und Unterlagen über Erkrankungen
  • Nachweis über das Vorliegen einer Schwerbehinderung
  • Nachweis über geleisteten Wehr- oder Zivildienst
  • Nachweis über Zeiten einer Kinderbetreuung und der Pflege naher Angehöriger
  • Unterlagen über Vereidigung, Beförderungen, sonstige Ernennungen, Abordnungen, Versetzungen, Umsetzungen, Dienstpostenübertragungen, Urlaub, Dienstjubiläen, Nebentätigkeiten, öffentliche Ehrenämter, Belobigungsschreiben
  • dienstliche Beurteilungen
  • Unterlagen über die Verleihung von Orden und Ehrenzeichen
  • Nachweis über die Ermächtigung / Zulassung zum Umgang mit Verschlusssachen
  • Disziplinarvorgänge nach Abschluss des Disziplinarverfahrens
  • abschließende Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten aus dem Dienstverhältnis
  • abschließende Entscheidungen in Regress- und Schadenersatzverfahren
  • Eingaben und Gesuche, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen
  • Unterlagen über die Entlassung oder Versetzung in den Ruhestand
  • Besoldungsunterlagen
  • Unterlagen über Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung und Reisekosten
  • Unterlagen über Beihilfen, Unterstützungen und Zuschüsse
  • Unterlagen über die Versorgung der Beamtin oder des Beamten sowie der Hinterbliebenen

Wegen der Vielzahl der Unterlagen ist eine Untergliederung der Personalakte in Haupt- und Beiakten unabdingbar. Nur so ist so sichergestellt, dass der Dienstherr vollständig und kontinuierlich Auskunft über die Mitarbeiterin / den Mitarbeiter, ihre / seine Ausbildung, den beruflichen Werdegang sowie sonstige relevante dienstliche Daten geben kann.

Und wo finden Sie entsprechende Organisationsmittel? Natürlich im Deutschen Gemeindeverlag. Ihre persönliche Beraterin / Ihr persönlicher Berater im Außendienst oder unser Vertriebsinnendienst berät Sie gerne unter 0711 7863-7355 (Telefon). Sie erreichen uns auch 0711 7863-8400 (Telefax) und dgv@kohlhammer.de. Vielleicht reicht auch schon ein Blick in die beigefügte Bestellübersicht?

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