Zur Personalakte gehören grundsätzlich alle Unterlagen, die die Beamtin / Arbeitnehmerin oder den Beamten / Arbeitnehmer betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Dazu gehören vor allem:
- Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Lichtbild, Personalbogen
- Personenstandsurkunden, Staatsangehörigkeitsnachweise
- Nachweise über Vor-, Aus-, Fort- und Weiterbildung, Prüfungszeugnisse, Befähigungsnachweise
- Führungszeugnisse, Auskünfte aus dem Bundeszentralregister
- Gesundheitszeugnisse, ärztliche Stellungnahmen zur gesundheitlichen Eignung
- Untersuchungsbefunde und Unterlagen über Erkrankungen
- Nachweis über das Vorliegen einer Schwerbehinderung
- Nachweis über geleisteten Wehr- oder Zivildienst
- Nachweis über Zeiten einer Kinderbetreuung und der Pflege naher Angehöriger
- Unterlagen über Vereidigung, Beförderungen, sonstige Ernennungen, Abordnungen, Versetzungen, Umsetzungen, Dienstpostenübertragungen, Urlaub, Dienstjubiläen, Nebentätigkeiten, öffentliche Ehrenämter, Belobigungsschreiben
- dienstliche Beurteilungen
- Unterlagen über die Verleihung von Orden und Ehrenzeichen
- Nachweis über die Ermächtigung / Zulassung zum Umgang mit Verschlusssachen
- Disziplinarvorgänge nach Abschluss des Disziplinarverfahrens
- abschließende Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten aus dem Dienstverhältnis
- abschließende Entscheidungen in Regress- und Schadenersatzverfahren
- Eingaben und Gesuche, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen
- Unterlagen über die Entlassung oder Versetzung in den Ruhestand
- Besoldungsunterlagen
- Unterlagen über Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung und Reisekosten
- Unterlagen über Beihilfen, Unterstützungen und Zuschüsse
- Unterlagen über die Versorgung der Beamtin oder des Beamten sowie der Hinterbliebenen
Wegen der Vielzahl der Unterlagen ist eine Untergliederung der Personalakte in Haupt- und Beiakten unabdingbar. Nur so ist so sichergestellt, dass der Dienstherr vollständig und kontinuierlich Auskunft über die Mitarbeiterin / den Mitarbeiter, ihre / seine Ausbildung, den beruflichen Werdegang sowie sonstige relevante dienstliche Daten geben kann.
Und wo finden Sie entsprechende Organisationsmittel? Natürlich im Deutschen Gemeindeverlag. Ihre persönliche Beraterin / Ihr persönlicher Berater im Außendienst oder unser Vertriebsinnendienst berät Sie gerne unter 0711 7863-7355 (Telefon). Sie erreichen uns auch 0711 7863-8400 (Telefax) und dgv@kohlhammer.de. Vielleicht reicht auch schon ein Blick in die beigefügte Bestellübersicht?